麦肯锡写作技巧_(日) 照屋华子著_9787569950366_山东红枫叶教育发展有限公司

本书介绍了专门用于日常工作的逻辑清晰的写作方法，即“逻辑写作法”，适用于撰写方案、报告、联络公文和委托书等常用文书，有助于商务人士能够准确地提出论点、论据和结论，提升写作能力和表达能力。作者在总结自己的工作经验额基础上创作了本书，书中介绍的写作方法，全部是作者在编辑过程中实际使用过的，是自学“简洁、清晰编写逻辑文书必备的思维方式和切入点”这一培训项目的体系性教材。本书介绍了提案书、报告书、联络文、委托文等种类的商务文书的写作技巧和注意事项，介绍了将说话的内容、写的内容用易懂的方式进行逻辑组合的方法，详细说

在商务沟通的过程中，“写作”是每个人都回避不了的问题，无论是新人还是专家，因为越是重要的事情，越需要通过写作来表达。

不仅如此，与谈话相比，写作是更加严谨的，也是难以蒙混过关的。如果是谈话，你可以从对方的提问和表情中发现自己表达的问题和不足，并立即对事先准备的说辞进行修改。但是，当你通过书写来表达时，写下的内容就是全部，你根本没有转圜的空间。如果你一味用晦涩难懂的语言进行表达，就会给对方带来麻烦，令其花费大量时间和精力进行“解读”，甚至干脆丧失了“解读”的兴趣，放在一边不予理会。这样一来，你和对方的工作都会陷入停滞状态。可以说，能够简洁明了地向读者揭示疑问的论据，也就是“为什么？”的原因的写作能力，是商务人士的基本技能。

在本书中，我将向大家介绍一种专门用于日常工作的逻辑清晰的写作方法，即“逻辑写作法”，适用于撰写方案、报告、联络信和委托书等常用文书。之前，我曾出版过《麦肯锡逻辑思考法》，专门教大家如何简洁清晰地对谈话和写作内容进行逻辑构思。本书详细阐述了在写作这一实际沟通和交流过程中，应该如何充分发挥逻辑思考方法的作用。从某种意义上来看，本书也可以说是《麦肯锡逻辑思考法》的实践篇。

我一直以管理咨询领域为中心，从事语言编辑服务，具体来说，就是为商务文书的逻辑结构和语言表现提供建议及改进方案。比如，在提供咨询服务的过程中，从项目方案的策划书、项目活动的中期报告到提出建议的最终报告，在形成正式文书之前，咨询顾问始终要与客户保持紧密的沟通交流。当然，咨询顾问还要适时与客户讨论，就需要搜集的信息进行沟通，并交换意见。在实际操作过程中，咨询顾问有时只需要进行口头说明就行了，但越是重要的内容，越需要准备一些文书和资料。在遇到这种需要书面材料的情况下，因项目产生的策划方案、报告、联络信和委托书等所有文书都成了编辑对象。对于客户而言，文书相对更加直观清晰、容易理解，并且逻辑性也更强，是推动项目进展的有效工具，对于撰写文书的咨询顾问而言，文书可以向顾客提供详细的建议和改进方案。

作为编辑对象的文书，每次的内容和主题都是不相同的。此外，需要改进的关键，比如具体应该写些什么内容、各种词语的运用习惯等，在很大程度上都会受到文书本身和撰写文书的人的影响，呈现出不同的特色。此外，在许多情况下，编辑需要在有限的时间内，迅速发现问题、需要改进的关键，并高效提出改进方案。

当我还是一名新手编辑时，我最希望得到的就是一本“写作宝典”，里面包括各种写作技巧，让人一目了然地了解“只需要补充完善这些内容就足够了”。然而，令人遗憾的是，我在现实生活中并没有发现这种宝典。既然如此，我就只能边实践边学习边积累，创作一本总结个人经验的宝典……

基于这种考虑，我对自己总结的“写作宝典”进行了梳理，之后，以此为基础，形成了面向商务人士的培训项目，并不断对其进行修订。本书中介绍的逻辑写作方法，全部是我在编辑过程中实际使用过的，是自学“简洁、清晰编写逻辑文书的思维方式和切入点” 这一培训项目的系统性教材。

在《麦肯锡写作技巧》一书中，我充分汲取了之前出版的《麦肯锡逻辑思考法》中的重要理念。此外，在方法系统化的初始阶段，我得到了《麦肯锡逻辑思考法》的联合作者冈田惠子女士的无私支持。在本书的成稿过程中，冈田女士做出了重要贡献，我特在序言中对她表示衷心感谢。

按照逻辑写作的流程进行解说

下面，我结合本书的结构，对逻辑写作的整体概念进行介绍。

在逻辑写作时，我们可以将写作过程分为“信息的构思”和“信息的表现”两个阶段进行思考。由于商务文书是推进工作顺利开展的工具，因此我们需要简洁明了地构思应该传递的信息，这一点至关重要。同时，我们只有将自己所想的信息写出来才能将这些信息发送给对方，因此将构思好的内容切实地表达出来也是不可或缺的。在实践中，我希望广大读者朋友能够兼顾平衡，既考虑到“信息的构思”，又考虑到“信息的表达”。

本书的第1部分就是“信息的构思”。这一部分可以分为三个阶段。

第1阶段是第1章“构思的准备”。在没有写作思路时，许多人会产生主观臆断，觉得自己“缺乏逻辑思考能力”或者“缺乏表现力”等。然而，在许多时候，出现问题的根本原因往往在于逻辑思考和正式表达之前的准备阶段。为了实现有效构思，我们需要认真对待“准备活动”。在第1章中，我将就“准备活动”进行介绍，希望大家了解这部分内容。

第2阶段是第2章和第3章的“正文的构思”。在这一阶段，我们要逻辑清晰、简明扼要地构思作为文章中心的正文部分。即使面对的是自己不熟悉的主题和信息，我们也要确保一定水准的构思能力。在具体实践中，达到这一目标的方法就是熟练运用逻辑思考技巧。

在第2章中，我将就MECE原则、“So What？（那会怎样？）/Why So？（为什么是这样？）”、逻辑模型等逻辑思考方法进行概述。已经熟练掌握逻辑思考方法的读者可以直接略过这部分内容。与之相反，想要详细了解相关内容的读者，可以参考我之前的作品《麦肯锡逻辑思考法》。在第3章中，我将以构思某个报告的正文为例，就使用逻辑思考方法的流程进行说明。我希望读者朋友可以在解读案例的过程中，了解逻辑思考的流程。

第3阶段是第4章“导语的构思”。所谓导语是指文章的开头，也就是读者最开始阅读的部分。在这一部分，如果我们能提前进行说明、铺垫，就可以为读者奠定沟通交流的基础和平台，从而引导他们带着一定的理解开始阅读正文。导语部分的作用非常大，但是当你真正以编辑为业时，你可以切实地感受到许多人完全忽视了导语的作用。在这一章中，我希望大家能够充分理解导语的功能，并掌握从读者视角出发切实梳理出导语需要的要素的方法。

本书的第2部分是“信息的表现”。在这一部分中，我将详细介绍如何通过文字表现已经构思好的内容。

一提到“表现”，大家或许会想到语言自身的表现。然而，在商务文书的表现中，我们应该最先考虑的却是第5章“构思的‘可视化’”。在这一章中，我将向大家介绍对构思进行可视化展示的方法，以期抓住文书内容的大体结构。如果我们悉心准备了精彩的内容，却因为忽视了构思可视化，导致读者没有兴趣阅读具体的内容，那就非常令人遗憾了。我希望大家都能掌握将构思可视化的技术。

第6章是“信息的表达”。在撰写商务文书时，我们不要过度迷恋于文辞，切忌只顾格式精美或注重遣词造句。真正重要的是内容具体、简明扼要、逻辑关系表达正确。那么，我们应该如何对自己写下的文字进行检查和审视呢？在这一章中，我将列举商务人士身上容易出现并且应当避免的表达方式，帮助你在阅读本书的过程中不断思考提升自己写作能力的方案。我希望大家能够找准自身在文字表达中需要检查的要点。

在实践中孕育并用于实践的方法

如上所述，本书介绍的“逻辑写作法”是以我在编辑商务文书的过程中实际使用的思维方法为原点，进行体系化设计的产物。这是在商务交流的实践中孕育的方法，必然具有相应的特征。

第一个特征是通用性强。面对堆积如山的文书编写任务，有一点是肯定的，那就是要想逻辑清晰地完成文书的编写工作，最重要的诀窍就是确保不受文书类型限制的通用性。对这个诀窍进行体系化总结的就是“逻辑编辑法”。

按照方案、报告、委托书等文书类型分类的编写方法，实用面太窄。在每次编写不同类型的文书时，我们都不得不参照不同的编写方法，应用起来实效性不强。从范文集和同类文书中搜索相似内容进行复制、粘贴的方法，往往会在寻找例文的过程中浪费大量时间和精力，只能拼拼凑凑，到头来很可能前言不搭后语。由于编写商务文书的工作往往需要与时间赛跑，因此我们最好还是能够使用通用性强的方法，“至少要达到按照这种方法总结，可以轻松理顺逻辑的效果”。

第二个特征是从“构思的准备”到“信息的表达”，按照固定流程，分阶段、分步骤进行编写。因此，我们可以明确关注范围、写作过程中应该如何改善自己的文书，以及提升技术水平的优先级等事项。

最近，越来越多的人开始关心逻辑思考和语言。对于写作而言，这是非常重要的。但是，在完成商务文书时，还有一些值得我们关注的其他要素，比如本书的第1章“构思的准备”、第4章“导语的构思”和第5章“构思的‘可视化’”。实际上，强化这些要素可以起到立竿见影的效果，许多文书会瞬间变得简明扼要、清晰易懂。在写作过程中，我们可以从对于自己而言比较重要的阶段开始逐渐采取措施，从而真正提升我们的写作技巧。

第三个特征是“逻辑写作法”中囊括了大量对比例文，既包括大家常犯的错误，也包括经典范文，以便读者可以对照自己编写文书的过程，加深对“逻辑写作法”的理解。无论是构思也好，还是表现也好，晦涩难懂的内容和缺乏逻辑的内容，实际上都是陷入了同样的误区。在第3章和第4章中围绕“构思”、第5章和第6章中围绕“表现”，我分别选取写作过程中遇到的具体实例展开了深入分析，并对陷入常见误区的例文和经典范文进行对比说明，力求帮助读者朋友更加深刻地理解“逻辑写作法”。

关于书中引用的例文，除了附带注释的内容以外，全部是由我自己创作完成的。

写作这件事需要关注的范围非常广泛。然而，如正文所述，如果对其流程进行分析，我们可以发现，实际上各个阶段需要做的事情是可以聚焦到具体内容上的。只要严格按照规定流程进行实践，无论是谁都能熟练掌握逻辑写作的方法。如果说学习“逻辑写作法”的过程中需要些什么，我认为肯定不是与生俱来的才能和天赋，而是想要赢得对方理解的真挚心情和持之以恒、扎实训练的韧劲。

可以说，本书是在日常商务文书写作过程中用来实践“逻辑写作法”的指南，我希望广大读者能从中领悟到商务写作的诀窍，并将其充分运用到工作之中。

第1章 构思的准备

B科长对我吐槽自己的部下说：“A君对待工作的态度非常积极，但他总是把握不住重点，这个也要调查，那个也要研究。结果，他写出来的报告就像流水账，完全是堆砌资料，能够吸引人注意的亮点则少之又少。这种工作状态就是浪费时间和精力，长此以往，他必将一事无成”。

不满于B科长的A君对我吐槽说：“B科长下达的命令总是很含糊，令人难以把握重点。比如他要求我写一篇关于拓展新渠道的报告，这种范围过大的题目会令人感到困惑，不知道应该如何总结……也不知道这个报告完成后能用到什么地方……但是，我又不得不硬着头皮去写，必须在截止期限前交稿，因此我只能与海量的资料进行艰苦的斗争”。

每当我向商务人士询问“在日常业务中编写文书时令你感到困惑的事情有哪些”时，我总能听到上述声音。这些发言背后蕴含的意义是非常深刻的，与我们在编写文书时常常陷入的误区紧密相关。这个误区往往发生在掌握逻辑清晰、简单易懂的逻辑思考方法之前，也就是熟练掌握语言表达技巧之前。那么，这个误区究竟是指什么呢？我们又该如何避免深陷其中呢？我们应该先从这里入手思考问题。

1.理解商务活动中“写作”的真正内涵

写作的目的

当你开始构思文书时，无论如何，你最先要明确的都是接下来自己希望通过编写文书实现怎样的沟通交流效果。在这种情况下，你可以按照如图1-1所示的流程进行设想。既然是商务交流，不管看起来多么复杂棘手的报告、方案、请示或指示，全部可以按照“信息传递方（作者）”“信息接收方（读者）”“主题”“回答”“期待的反应”这五个基本要素进行梳理。

在编写文书的过程中，必然存在作为信息传递方的作者，以及作为信息接收方的读者。

处于作者和读者之间的是接下来要编写文书的“主题”。这些主题有的是规定好的，比如“要求写关于拓展新渠道的报告”或者“要求写关于提升×产品市场占有率的报告”；有的则是由作者自主选择的，比如在提出建议和需求时，常常需要自主命题。

“回答”是针对主题的说明和论述。如果是报告的话，“回答”就是报告的内容；如果是方案的话，“回答”就是方案的内容；如果是需求文档的话，“回答”就是需求文档的内容。像上文开头部分提到的A君那样，为编写文书而苦恼不已的人，大多都是直奔主题的，非常想弄清在“回答”这部分应该写些什么，又应该如何总结“回答”。

确实，“回答”是非常重要的。但是，写文章的目的是仅仅对外传递出“回答”的内容吗？事实并非如此。在通过商务文书沟通时，如果作者只满足于向信息接收方表达出“回答”的内容，往往是难以推进工作的。在展示“回答”的基础上，作者还应该向信息接收方明确展示出自己希望对方做的事情，并引导对方做出应该做的反应，这样才能推动工作顺利进行。这种作者希望对方做出的反应就是“期待的反应”。

如果是给上司写报告，我们希望上司读了报告之后做出的判断是“好的，就按照报告的应对措施尽快执行”。如果是给客户写方案，我们希望读了方案之后的客户能够提出下次沟通的邀请，比如“下次请就这个新服务的特色进行详细说明”。如上所述，对方身上肯定有我们希望其做出的反应。我们在工作中编写文书，就是为了激发出这种反应。可以说，引导对方做出“期待的反应”才是商务写作的最终目的。

开始写作前容易出现的陷阱

我将从沟通设计的中心、主题和期待的反应开始阐释。接下来，我将结合沟通机制，对前文A君和B科长之间的案例进行分析。对照图1-1，我们可以发现A君和B科长陷入了两个误区。

第一个误区是对“主题”，也就是应该写什么的认识模糊不清。面对“拓展新渠道”这个不是很明确的主题，A君必然会感到苦恼。如果A君不能对B科长提出的这一空泛的主题进行细化，就难以给出自己的 “回答”。

第二个误区是对“期待的反应”，也就是为了什么写报告缺乏掌控。A君自己也不清楚，希望读了报告后的B科长给出怎样的回应。因为B科长下达的命令本身就是模糊的，所以接到命令的A君也不清楚自己期待B科长读了报告后会做出怎样的反应，只是为如何汇总“回答” 而绞尽脑汁。

不难想象，在陷入这两个误区的同时，工作积极负责的A君必然会全力以赴地采取行动，并在截止期限之前总结出一些内容，向B科长提交报告。实际上，在陷入“主题不清”和“期待的反应模糊”这两个误区后，如果我们还一味追求给出“回答”，往往会造成一系列误解。这也是A君写出来的东西晦涩难懂的原因。然而，在这种状态下，如果A君将写出报告本身当成是最终目的，就会导致“写出来的报告就像流水账，完全是堆砌资料，能够吸引人注意的亮点则少之又少……”。

“主题、期待的反应、作者、读者”，换句话说，“写什么、为了什么写、谁写、写给谁”这四大要素是撰写文书的基础。在本书中，我将这四大要素称为“沟通设计”。在为“‘回答’中应该包含哪些内容？”“应该如何组织‘回答’？”之类的问题而感到痛苦纠结之前，信息传递方应该做的事情是围绕“主题”和“期待的反应”，认真细致地确认“沟通设计”。

2.对沟通设计进行确认

那么，对沟通设计进行确认的依据是什么呢？下面，我将结合图1-1，对确认沟通设计的关键进行分析。

我将从沟通设计的中心、主题和期待的反应开始阐释。

对主题进行确认——可以替换为多少个、什么样的“问题”

人们往往会选择“关于客户投诉的报告”“关于提高×产品市场占有率的报告”之类的内容作为商务文书的主题。但是，这种“关于××”的表达方式却别有深意。这是因为我们并不清楚关于投诉和× 产品到底应该写些什么，对此，我们需要明确具体主题。为了实现这一目标，我们可以试着将主题替换为应该向对方回答的“问题”。

当然，不同的文书，“问题”的内容也千差万别。那么，如果粗略进行分类，“问题”究竟可以分为多少类呢？在商务领域，以“关于提高×产品市场占有率的报告”为例，在这一主题下，最终往往需要说明提高×产品市场占有率的策略或者进一步提升销售额的策略。在阐述这些策略时，大体可以包括三类问题，分别是“现状究竟如何”“面临的课题是什么”“应该采取的措施是什么”。

下面，我将结合这三类问题，以“关于提高×产品市场占有率的报告”这一主题为例，具体进行分析。

【问题】		【回答】
问题①	“×产品市场占有率的现状如何？”	→	“现状是……”
问题②	“导致×产品市场占有率低迷的原因是什么？”	→	“原因是……”
问题③	“可以提高×产品市场占有率的方法是什么？”	→	“提高×产品市场占有率的方法是……”

问题①的回答是针对“×产品市场占有率现状”的说明。问题② 的回答是作者对“×产品市场占有率低迷”这一现象暗含哪些原因的思考，可以说是作者对原因的认知。问题③的回答是用来提高×产品市场占有率的具体措施。

再举一个例子，比如你在接到客户Y公司的投诉后，需要写邮件向上司汇报情况。可以结合上文提到的三类“问题”，试着将这一主题替换成“问题”。

【问题】	【回答】
“到底发生了什么事？”	→	“实际发生的情况是……”
“客户的诉求是什么？”	→	“客户的诉求是……”
“导致投诉的原因是什么？”	→	“目前存在的问题是……”
“应该采取的应对措施是什么？”	→	“应该采取的应对措施是……”

在这个例子中，我们可以将“现状究竟如何？”这一问题，分为“到底发生了什么？”和“客户的诉求是什么？”两个问题。

这样一来，如果我们将主题替换为“问题”，首先，我们需要意识到的可能就是自己要做的并不是完成想写的或者是能写的内容，而是“针对‘问题’进行回答”；其次，通过将主题替换成“问题”，我们可以明确应该提前准备多少种回答，以及应该着眼哪个“问题”进行准备。当然，正如“×产品的现状报告”那样，在有些案例中，我们从开始就要聚焦主题，应该回答的问题只有“×产品的现状如何？”一个问题。与之相对，正如上文内容所述，有些案例需要将主题替换为多个“问题”。在这种情况下，如果能对期待的反应、作者（信息传递方）和读者（信息接收方）进行确认，就可以真正明确究竟哪个“问题”是特别重要的。

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